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No mundo contemporâneo, o avanço da tecnologia em escala exponencial permitiu que as relações corporativas passassem por transformações significativas. Nesse sentido, em um cenário empresarial cada vez mais pautado na digitalização, a gestão de documentos tornou-se uma peça essencial para as operações, seja em macro ou micro escala.

De fato, manter um sistema sempre funcionando, organizado e acessível não somente agiliza os processos internos da empresa, como também contribui diretamente para uma tomada de decisão mais assertiva. Se você quer ficar por dentro desse assunto, saber mais sobre como fazer uma gestão de documentos empresariais que seja efetiva, continue lendo, porque separamos algumas dicas elementares nesse processo.

Adote a digitalização estratégica

Inicialmente, é importante destacar que, na era da digitalização, operar com papéis físicos pode ser um grande problema. A digitalização é a base moderna da gestão de documentos quando pensamos de forma pragmática. Isso quer dizer que, ao converter os documentos físicos em formatos digitais, o primeiro retorno é a redução da necessidade de construir espaços destinados a tal armazenamento físico.

Outro ponto que vale ser enfatizado, também, é que documentos online são muito mais fáceis de serem encontrados e compartilhados. Isso porque existem sistemas e mecanismos de buscas que viabilizam essa movimentação, processo que é muito mais difícil com documentos físicos, geralmente guardados em pastas e, posteriormente, em gavetas.

Além disso, os documentos digitalizados são muito mais seguros no que se refere à segurança e à perda, bem como possíveis danos à sua integridade. Portanto, a digitalização é o primeiro passo para uma boa gestão de documentos.

Construa uma categorização lógica e hierárquica

Quando o assunto se refere a organização de documentos, arrumá-los em uma ordem lógica e hierárquica é algo elementar, ou seja, é básico. Ocorre que, através dessa estruturação, torna-se possível, por parte de qualquer membro da equipe, localizar determinados documentos necessários para uma possível ação. Muitas vezes, a falta de organização dificulta a busca e, consequentemente, faz com que se perca tempo.

Estabelecer esses critérios é uma excelente maneira de otimizar o tempo de busca pelos documentos, sejam eles digitais ou fisicamente existentes em um lugar específico.

Invista no armazenamento em nuvem

A internet possibilitou que muitos processos se tornassem mais simples, e, com a gestão de documentos, não foi diferente. O armazenamento em nuvem é uma excelente estratégia por uma simples razão: permite o acesso a qualquer dado, a qualquer horário, de qualquer lugar do mundo.

O acesso a determinados documentos de forma remota é uma realidade recentíssima quando pensamos na história da humanidade. Nos negócios, essa ferramenta é especialmente útil para flexibilizar o acesso de equipe, ignorando completamente as limitações geográficas impostas pela realidade física.

Defina uma política de acesso

Especialmente em trabalhos que lidam com documentos sigilosos ou de extrema importância corporativa, definir níveis de acesso é fundamental para proteger determinadas informações. Nesse sentido, é elementar garantir que somente pessoas com autorização tenham acesso aos documentos relevantes. Esse controle é fundamental para evitar possíveis transtornos relacionados à segurança dos documentos.

Invista em um sistema de backup regular

No caso dos documentos físicos, essa dica não se aplica, uma vez que não existe backup acerca da materialidade. No entanto, para aqueles que possuem sistemas digitalizados e, por consequência, documentos digitais, o backup é crucial.

Muitas pessoas subestimam a importância dos backups regulares. No entanto, manter cópias de seguranças dos documentos em locais externos, alheios aos comumente utilizados, é uma excelente maneira de proteger as empresas contra possíveis falhas técnicas.

A perda de dados é um pesadelo que já assombrou algumas empresas, uma vez que incidentes desse tipo tendem a ocorrer com mais frequência do que imaginamos. Por essa razão, para uma gestão de documentos efetiva, os backups regulares são uma peça-chave.

É preciso construir uma rotina de arquivamento

Uma boa gestão de documentos precisa ser feita categoricamente, ou seja, com o devido cuidado. Por esse motivo, é essencial criar uma rotina consistente de arquivamento. Isso quer dizer que, regularmente, é preciso revisar e atualizar os documentos, removendo aqueles desatualizados, fazendo o arquivamento daqueles documentos que não são mais importantes para os negócios.

Por fim, vale salientar, também, que a gestão de documentos eficaz é um investimento valioso para qualquer empresa que almeje prosperar no mundo dos negócios. Através dessas dicas, as empresas podem melhorar de forma significativa os fluxos de trabalho, bem como as tomadas de decisões relacionadas a determinados projetos e negociações.

Para tal, além disso, é importante contratar profissionais adequados com a expertise para lidar com essas questões, como um assistente administrativo, arquivista, bibliotecário, gestor de conteúdo, gerente de documentação, administrador, entre outros.

No final das contas, o sucesso dos negócios não depende de uma variável isolada no processo, mas, sim, da atuação conjunta desses vários atores que desempenham papéis fundamentais na boa gestão dos documentos. Uma gestão efetiva de documentos necessita de um aparato técnico para que todos os processos fluam da melhor forma possível.